Het beschrijvende zelf

Het beschrijvende zelf

Dit is het derde artikel in een serie van vijf, waarin clear leadership centraal staat. Deze term is geïntroduceerd door Gervase Bushe in zijn gelijknamige boek en het doel van Clear Leadership is om de interpersoonlijke troebelheid in organisaties te verminderen.

In mijn eerste artikel heb je kunnen lezen, hoe deze troebelheid ontstaat en tot welke schade die leidt. Het tweede artikel ging over de vraag: hoe kunnen we beter onder woorden brengen wat ons beweegt?

In dit derde artikel gaan we in op de tweede van vier vaardigheden die nodig zijn om deze troebelheid terug te dringen: het beschrijvende zelf: hoe zorg ik ervoor dat jij mij begrijpt? 

Ik was boos op een student. Hij was zijn afspraak niet nagekomen, deed hier ook nog eens heel laconiek over en bovendien was het niet de eerste keer. Ik had me voorgenomen hem nu eens goed aan te pakken en tijdens onze meeting wreef ik hem onder zijn neus, dat als hij op deze manier doorging, hij wel eens een onvoldoende zou kunnen krijgen voor het project. De student beloofde beterschap en inderdaad – binnen een dag had ik de juiste documenten keurig per email in mijn bezit. Achteraf vroeg ik me af, of ik me zo door mijn emoties had moeten laten meeslepen. Mijn boosheid was op zich terecht maar wat ik mezelf kwalijk nam was, dat ik mijn emoties niet onder controle had. Ik was echt boos en reageerde vanuit die boosheid en daardoor scherper dan mijn bedoeling was. Bovendien was het dreigen met een onvoldoende eerder een zwaktebod dan een sterk argument.

Hoe zorg ik ervoor dat jij mij begrijpt?

Het beschrijvende zelf gaat over de kernvraag: hoe zorg ik ervoor dat jij mij begrijpt?

Misschien herken je wel de situatie, dat je aan iemand anders iets probeert uit te leggen en de boodschap komt volstrekt niet over. Terwijl jij toch zo duidelijk bent in je uitleg. Waarom begrijpt hzij het toch niet?

Bushe geeft ons vier hulpmiddelen om ons beschrijvende zelf op een hoger niveau te krijgen:

  1. Wees transparant, niet persoonlijk. Voor mij was dit een grote eye-opener. Bushe stelt, dat het niet nodig is om persoonlijk te worden om goede partnerships op te bouwen. Het gaat er niet om, dat je je hele hart uitstort. Het gaat erom, dat je de ander vertelt wat er in je om gaat met als doel, dat die ander jou beter begrijpt. Het gaat niet om vriendschap of aardig gevonden worden. De kern is dat je integer of oprecht bent. Een leidinggevende die bereid is eerlijk tegen je te zijn kun je vertrouwen.

Hoe doe je dit nu? Een praktische tip is om het onderscheid te kennen tussen praten in het hier en nu versus het daar en toen. Uitweiden over je verleden, je kinderen, je vakanties is irrelevant om een goed organisatieleergesprek te kunnen voeren. Wat helpt is praten over wat je in het hier en nu bezighoudt: onderwerpen die op dit moment relevant zijn voor degenen die bij het gesprek aanwezig zijn.

Een tweede tip is de manier waarop je over je gevoelens praat. Wat enorm helpt is om over je gevoelens te praten zonder je hierdoor te laten meeslepen. In bovenstaand voorbeeld liet ik zien, hoe het dus niet moet. De kunst is om je gevoelens te beschrijven zonder ze te beleven!

  1. Uitleggen voor je vragen stelt. Ook dit was voor mij een nieuw inzicht. Als adviseur en als docent stel ik veel vragen en die hebben een belangrijke functie. Dat geldt ook voor managers. Maar er is een tijd voor praten en een tijd voor luisteren. Wat gebeurt er als iemand een vraag stelt, zeker iemand met autoriteit? Ik merk dat als docent regelmatig. Studenten vragen zich dan meteen af, waarom deze vraag gesteld wordt, waar de vraag vandaan komt, wat het ‘juiste’ antwoord is, enzovoorts. Dat geldt ook als een manager een vraag stelt aan een medewerker.

Als je een vraag stelt, zonder de context aan te geven, draag je bij aan het creëren van interpersoonlijke troebelheid. Als je echt wilt weten wat mensen denken en hun dat ook laat weten, hoef ij je er niet druk om te maken of jij als eerste je mening geeft. Bovendien helpt het om anderen uit te nodigen hun ideeën te geven als jij zelf eerst het goede voorbeeld geeft.

  1. Beschrijf de impact voor je antwoordt. In een gesprek heb je de woorden die uitgesproken worden, en de impact daarvan op de ander. Het zijn de verhalen die de gesprekspartners over elkaar bedenken. Deze verhalen hebben impact op de relatie en op het verloop van het gesprek.

Een voorbeeld:
In mijn vorige baan kreeg ik een keer een email van mijn manager en de mail begon met de woorden: ‘ik vrees dat je niet erg blij gaat worden van onderstaande. Ik had het ook liever helemaal mondeling gedaan, maar het is mij niet gelukt om je de afgelopen week even te spreken.’ Wat volgde wat een opsomming van een aantal projecten en activiteiten waar ik voor verantwoordelijk was, en waarvan mijn manager niet wist hoe het ermee stond. En de dringende oproep op korte termijn een update te krijgen van de stand van zaken.

Een korte samenvatting van het gesprek dat hierop volgde:

Ronald: je had gelijk dat ik inderdaad niet erg blij was met de mail die je me stuurde. Het heeft me het weekend wel beziggehouden.
Bob: dat vind ik vervelend, maar ik kon je afgelopen week niet bereiken.
Ronald: ik kreeg het gevoel dat ik op het matje werd geroepen en dat vind ik een uitermate vervelend gevoel.
Bob: dat snap ik. Maar hoe kunnen we voorkomen dat zo’n situatie zich opnieuw voordoet?
Ronald: ik wil eerst graag weten, wat je ertoe bracht om dit mailtje te sturen.
Bob: bezorgdheid. Jij bent verantwoordelijk voor een aantal belangrijke projecten en ik hoor niets en maak me zorgen over de voortgang. Ik vraag me af of je alles onder controle hebt en of de resultaten op tijd af zijn.
Ronald: ik kan me je bezorgdheid voorstellen. Ik kan je verzekeren dat er veel voortgang zit in de projecten, maar daar zullen we zo inhoudelijk op in gaan. Wat ik nog wel even kwijt wil is, dat ik een volgende keer liever heb dat je me even belt, dan dat je zo’n email stuurt. Een mail komt toch harder aan dan persoonlijk contact.
Bob: dat vind ik een goed idee. De volgende keer zal ik je bellen.
Ronald: zullen we dan nu even kijken naar de voortgang van de projecten?
Bob: laat maar horen.

In dit voorbeeld had ik ervoor gekozen om expliciet uit te spreken, welk effect de mail op mij had. Ik heb dat gedaan omdat het een mail van mijn manager was, met wie ik graag een goede en constructieve relatie heb en omdat ik er daadwerkelijk last van had gehad.

Ik had ook ervoor kunnen kiezen meteen inhoudelijk te reageren op alle punten, maar dan was het gesprek niet zo constructief verlopen als nu. Waarschijnlijk was ik hem kwalijk blijven nemen dat hij die mail gestuurd had, terwijl mijn oordelen en gevoelens daarover nu volledig verdwenen waren.

  1. Beschrijf je ervaring, niet je oordeel. Het verschil tussen beiden is dat een ervaring over mij gaat, terwijl een oordeel over “jou” gaat. Zo herinner ik me een studente, die altijd erg direct was in haar reacties. Zij wond geen doekjes om haar meningen en vertelde precies wat ze van de situatie (en van de andere studenten in haar projectgroep) vond. Het effect was, dat sommige studenten zich steeds meer aan haar begonnen te irriteren en anderen kropen in hun schulp en reageerden niet meer. Toen ik dit aan de orde stelde, reageerde zij met de opmerking: ‘ja maar ik ben gewoon open en eerlijk en ik zeg wat ik vind’. Op dat moment kon ik hier niet adequaat op reageren. Ik wist wel dat er iets niet klopte, maar kon niet onder woorden brengen wat dan precies. Toen ik het boek van Bushe las begreep ik wat er mis was: de betreffende studente oordeelde vooral over anderen en deed net of haar waarheid over hen dé waarheid was. En dat is een wezenlijk verschil. Als ik mijn oordeel over jou hoor, wil ik mezelf verdedigen en ga ik in discussie met jou. Als ik ervan uitga, dat het slechts gaat om mijn waarheid, om een verhaal dat ik bedacht heb en dat waar kan zijn of niet waar, hebben we een heel ander gesprek. Als ik mijn ervaring beschrijf, praat ik over “ik”.

Het toepassen van deze vier principes helpt enorm om je beschrijvende zelf te ontwikkelen. Je bent veel beter in staat onder woorden te brengen wat je ziet, vindt, voelt en wilt. En daarmee help je de ander om jou beter te begrijpen.

Wat jij kunt doen om de ander beter te begrijpen, komt aan de orde in het volgende artikel.

Wil je reageren op dit artikel? Ik stel reacties zeer op prijs en ben erg benieuwd naar jouw ervaringen met de principes die ik hier beschreven heb.